Optimiser la gestion des tâches dans Outlook

Jan 27, 2019

Travaillant principalement en régie dans des environnements restreints en termes de droits et d’applications, je dois adapter ma gestion des tâches. Par tâches, j’entends toutes les actions que je dois réaliser au quotidien : répondre à un mail, chercher des informations, relancer quelqu’un, suivre un point. La suite office étant présente majoritairement dans mes environnements de travail, je me suis concentré sur cet outil, principalement Outlook puisqu’il s’agit de la plateforme de communication principale (client mail).

Identifier les catégories principales

La bonne compréhension des attentes de mon client vont me permettre de définir ce qui est important pour lui et donc de trier les informations et mes tâches selon ses besoins. Ce tri me permettra de lui présenter régulièrement ou à la demande lorsqu’il passe me voir l’avancé de mes travaux.

Mes activités variant d’une mission à une autre, je dois d’abord comprendre ce qu’on attend de moi. Habituellement j’ai des activités similaires mais sur des périmètres différents qui vont constituer le travail journalier (RUN). Les périmètres sont en général découpés par zone géographique ou par Business line. Ponctuellement je travaille sur des projets d’amélioration ou de création (Build). J’ai donc besoin de mettre en exergue les activités (Build et run) et de les présenter par périmètre. Je rajoute aussi des activités non spécifique à ma mission, car je les rencontre systématiquement gestion de l’administration, des réunions…

Pour déterminer mes activités, je me pose les questions suivantes : Est-ce un travail régulier ? Avec des interlocuteurs d’un même métier ou d’une même business line ? Est-ce que les projets sont courts ou long ?

Par exemple je pourrai avoir une activité centrale de reporting et une activité de suivi opérationnel pour les zones géographiques France, UK, Moyen-Orient. A cela je vais rajouter une responsabilité sur un projet de définition d’une nouvelle politique sécurité.

Mise en place dans Outlook

Gestion des mails

Premièrement pour chaque catégorie identifiées précédemment, je vais créer une catégorie (signet de couleur) dans Outlook. Je prends l’habitude de les nommer nous verrons le besoin plus tard. Deuxièmement je vais faire une architecture de dossier dans ma boite mail. Je vais créer un dossier par périmètre plutôt que par activité pour tous les éléments du run. Si une activité n’est pas lié à un périmètre ou que je classe régulièrement des mails dedans, je vais créer un répertoire. Si j’ai un périmètre qui englobe des périmètres secondaires, je vais faire un dossier racine. De même si j’ai un projet ou une activité spécifique à un périmètre secondaire, je vais lui créer une instance propre. Petite astuce pour trier mes répertoires, je les numérote en général de 00 à 99. Ceci me permet de mettre mes dossiers principaux (dans lesquels je déplace régulièrement des mails) en haut et donc d’être plus facile d’accès. Je fais parfois des gaps dans la suite numérique pour me permettre d’ajouter dans le futur des nouveaux dossiers, sans avoir besoin de renuméroter tous mes dossiers.

Ma boite mail ressemble donc à:

Boite de réception
- 00-Administration
- 01-Périmètre globale (ex: Europe)
  - 01-Périmètre secondaire (ex : France)
    - 01-Projet spécifique
  - 02-Périmètre secondaire (ex :UK)
- 02-Périmètre (ex: Moyen-orient)
- 03-Projet Build
- 80-autres
- 90-réponse réunions

Activation des tâches

Dans Outlook, il suffit de cliquer sur le drapeau dans la barre d’action pour le transformer en tâche. Ceci va permettre de l’afficher dans la vue des tâches d’outlook (en bas à gauche sur outlook 2016). Par défaut la deadline est définie à la date du jour. Vous pouvez aussi demander à décaler la deadline à la fin de la semaine, de la prochaine ou encore de définir une date par défaut. Maintenant vous avez la possibilité de prioriser vos actions selon leur deadline. Une vue des actions priorisées est disponible dans l’onglet tâche. A vous de mettre à jour les deadlines. Dans cette vue, vous pouvez-voir que les mails sont stockés dans un dossier qui définit le périmètre. Comme l’objet du mail peut changer régulièrement, il est possible que l’activité associée ne soit pas lisible. C’est là que rentre en compte les tags que nous avons défini précédemment. Pour chaque tâche crée, je vais ajouter un tag couleur lié à l’activité. J’ai donc désormais une liste de tâches, avec des deadlines et l’activité lié.

Je peux désormais trier les tâches que j’ai créée selon leur périmètre (dossier), leur deadline (drapeau), ou l’activité associé (tag couleur)

Limitation du système

Le système me permet de suivre en temps réel toutes les actions que je dois faire. Cependant, il n’est pas parfait en particulier si on souhaite aligner sa gestion des tâches avec la méthode “Getting things done”. L’un des éléments principaux qui me manque aujourd’hui c’est la capacité de tagguer mes interlocuteurs sur une tâche. C’est particulièrement utile en début de mission lorsqu’on ne connait pas tout le monde. Il m’arrive de croiser des collègues dont j’attends des informations sur plusieurs sujets dans le couloir. J’en profite donc pour les relancer amicalement. Hors si j’oublie une relance sur un sujet spécifique, je dois relancer encore le même interlocuteur plus tard avec le risque qu’il oublie ma première demande.

La suite office basique vient aussi avec ses limitations techniques. Il est aujourd’hui impossible d’automatiser parfaitement la catégorisation d’une tâche ou encore de proposer une deadline. Le suivi ne prend pas non plus en compte les relances que vous avez effectué. On perd donc du temps contrairement à d’autres outils dont la gestion des tâches est la spécialité.

Le point le plus bloquant pour moi reste la gestion des tâches dans le cas d’une équipe. Quand nous gérons une boite mail générique, j’aimerai mettre en place le même système que décrit dans la partie 2. Cependant les limitations techniques empêchent une tâche d’être partagé entre tous les membres de la boite mail générique. De plus si on souhaite attribuer des tâches à d’autres membres, on perd complètement la visibilité sur cette dernière. En tant que chef d’équipe il est donc impossible de suivre l’avancée des travaux de son équipe.

Le modèle présenté bien qu’ayant des limites principalement techniques, a la possibilité d’être déployé dans tous les environnements bureautiques contenant la suite office.